En el post anterior hablaba sobre la capacidad que tenemos de decidir sobre dónde, cuándo y cómo invertimos nuestro tiempo. Entonces, para poder ser realmente productivos y productivas con nuestras tareas primero tenemos que eliminar las distracciones; la segunda etapa es la de planificación. 👇🏻

Planear o morir, esa es la cuestión

“Lo que haces cada día es lo que se convertirá en tu destino” - Mahad Magandi

La gran mayoría de las personas (por supuesto estoy incluido) caemos en dos errores a la hora de planear nuestras actividades.

Por un lado, tendemos a darle la misma importancia y urgencia a un correo con la invitación a la fiesta de la empresa, y al del reporte estratégico que debe entregarse en la tarde. Esto se llama, falta de priorización. Por otro lado, creemos que tenemos la capacidad de influir sobre los resultados cuando en realidad solo somos responsables de las tareas.

Para sobreponerse a lo anterior, existen 3 consejos prácticos e infalibles:

La matriz de Eisenhower

Utiliza la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas. Es muy sencillo, tienes que evaluar cada tarea en dos dimensiones: IMPORTANCIA y URGENCIA. Así funciona:

  • Si la importancia es alta y la urgencia es alta, HAZLO YA
  • Si la importancia es alta, pero la urgencia no, PONLO EN LA AGENDA
  • Si la importancia es baja, pero la urgencia es alta, DELEGA (si puedes)
  • Si la importancia, y  la urgencia es baja, ELIMINA o MINIMIZA ESA ACTIVIDAD

Organizar los espacios de trabajo

En vez de pensar en los resultados, pensemos en pequeñas tareas, de esta manera puedes estimar el tiempo que te llevará realizar cada una de ellas; organiza tus espacios de trabajo por el tiempo estimado y así te será más fácil controlar tu tiempo.

Estamos en la era digital, entonces  ¡utiliza la tecnología a tu favor! hay varias plataformas para manejar de manera productiva tu tiempo y el de tu equipo. Los invito a explorar Monday, Asana o Trello.

IMPORTANTE: Recuerden que la tecnología por sí sola no resuelve las cosas entonces, antes de invertir en tecnología, busquen la manera de optimizar las herramientas que ya tienes disponibles (ej: estableciendo reglas para el uso del calendario).

TIP: Crea el hábito de sacar 15 minutos al final de cada día para revisar lo logrado y planear el siguiente. Te recomiendo la metodología KANBAN y este artículo del blog de Trello que te enseñará a dominarla.

Estar presente

“Vivimos en un mundo que depende de cómo nos sentimos y de nuestra percepción del mundo”

- Andy Puddicombe

Hoy más que nunca las fuentes de distracción se cuentan en miles, nuestro verdadero problema de tracción, y de baja productividad, no es responsabilidad del entorno, ni en el WIFI, ni en Mark Zuckenberg... el verdadero problema reside en nuestra mente.

¿Sabías que el 47% del tiempo que pasamos despiertos, lo pasamos en un estado de mente deambulante? Así lo determinaron Matthew Killingsworth y Daniel Gilbert, dos psicólogos de Harvard que estudiaron a 2,250 adultos. En este estudio cuentan que nos pasamos todo ese tiempo deambulando en el restaurante al que iremos el fin de semana, los correos que olvidamos enviar antes de salir de casa, las tan anheladas vacaciones… Tenemos nuestra mente en todas partes, menos en el aquí y el ahora.

¿La solución para ello?

La mejor manera de estar presentes, es siendo conscientes de ello, y el mejor camino a esa consciencia es la meditación. Lo anterior no significa raparse la cabeza e irse a una cueva desierta en medio de los Himalaya, se trata de estar aquí.

¿Qué es la meditación?

Como lo define HeadSpace, “La meditación no se trata de convertirse en una persona distinta ni nueva y tampoco en alguien mejor. Se trata de desarrollar la consciencia y de adoptar una perspectiva más saludable hacia las cosas. La idea no es apagar nuestros pensamientos o sentimientos, el objetivo es poder observar esos pensamientos sin juzgarlos, y, eventualmente, llegar a comprenderlos mejor”. En otras palabras, se trata de tener una mejor relación con nosotros y los demás.

¿Por dónde empezar?

Te dejo mi top 3 por dónde empezar a meditar:

  • Descargarse la app de HeadSpace, tiene unos módulos gratuitos.
  • Reto de 21 días de Deepak Chopra.
  • En Youtube encontrarán muy buenos consejos gratuitos para dar el primer paso.

Dato de color: HeadSpace es una app de meditación que desde el 2010 viene ayudando a personas como yo a estar más presentes en el mundo y su entorno (es una lección de nunca acabar). Además, es la única app aprobada por el FDA para combatir el estrés en Estados Unidos.